ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ Η Κοινωφελής Επιχείρηση του Δήμου Βόλου
Το Εγχειρίδιο Διαχειριστικής Επάρκειας και όλα τα εσωτερικά έγγραφα του συστήματος διαχειριστικής επάρκειας συντάσσονται και τροποποιούνται από τον εκπρόσωπο της διοίκησης και τον αναπληρωτή του. Την ευθύνη για την οριστική τους έγκριση, πριν τεθούν σε ισχύ, έχει ο νόμιμος εκπρόσωπος της επιχείρησης, δηλαδή ο Πρόεδρος του Διοικητικού Συμβουλίου.
Το Εγχειρίδιο Διαχειριστικής Επάρκειας και όλα τα εσωτερικά έγγραφα του συστήματος φυλάσσονται και διανέμονται (αντίγραφα) σε πιθανούς αποδέκτες με ευθύνη του εκπρόσωπου της διοίκησης και του αναπληρωτή του. Σε περίπτωση που ο εκπρόσωπος της διοίκησης και ο αναπληρωτής του θεωρήσουν ότι κάποια τροποποίηση του εγχειριδίου μπορεί να επιφέρει σημαντικές αλλαγές είτε στην πολιτική ποιότητας και στην λειτουργία της επιχείρησης είτε στην εφαρμογή του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας, τότε αυτή η τροποποίηση θα πραγματοποιείται μόνο μετά την έγκριση από το Διοικητικό Συμβούλιο της επιχείρησης. Είναι ευθύνη του παραλήπτη να διατηρήσει το αντίγραφο που παραλαμβάνει.
Αρμόδια πρόσωπα για τη σύνταξη και την τροποποίηση όλων των εσωτερικών εγγράφων του Συστήματος είναι ο εκπρόσωπος της διοίκησης και ο αναπληρωτής του. Την ευθύνη για την οριστική έγκριση τους, πριν τεθούν σε ισχύ, φέρει ο νόμιμος εκπρόσωπος της επιχείρησης, δηλαδή ο Πρόεδρος του Διοικητικού Συμβουλίου.
Το Γραφείο Ποιότητας του Προγραμματισμού παρακολουθεί τις διαδικασίες ποιότητας της ΚΕΚΠΑ και εποπτεύει εσωτερικά την εφαρμογή των απαιτήσεων του συστήματος διαχειριστικής επάρκειας της επιχείρησης. Επιπρόσθετα, το Γραφείο ποιότητας συντονίζει την εφαρμογή προγραμμάτων χρηματοδοτούμενων από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή στην κατεύθυνση των καινοτόμων δράσεων και του του εθελοντισμού
 |
Υπεύθυνος του Γραφείου Ποιότητας: Σπύρος Ιατρόπουλος, Κοινωνιολόγος, τηλ. 24210-61600, Φαξ 24210-61600, | |
| email: Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. |
Πρόσβαση στις διαδικασίες & στα Πρότυπα έντυπα
|
Στους παρακάτω φακέλους (μπλε τετράγωνα) εμπεριέχονται οι γενικές οδηγίες, τα εγχειρίδια περιγραφής των διαδικασιών και τα πρότυπα εγγράφων με τα οποία τεκμηριώνεται η υλοποίηση των διαδικασιών ποιότητας. Ανοίγοντας τους φακέλους (διπλό κλικ) μπορείτε να κατεβάσετε τα αρχεία που χρειάζεστε |
||
| ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ | ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ & ΕΝΤΥΠΑ |
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ D8 (ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΜΕ ΙΔΙΑ ΜΕΣΑ) |
| Το Γενικό εγχειρίδιο ποιότητας για την υλοποίηση έργων με ίδια μέσα σύμφωνα με το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008 | Περιγραφή των 15 διαδικασιών Ποιότητας στις οποίες αντιστοιχούν τα πρότυπα του επόμενου φακέλου | Στον Φάκελο εμπεριέχονται όλα τα επικαιροποιημένα πρότυπα εγγράφων τα οποία χρησιμοποιούνται κυρίως στα χυγχρηματοδοτούμενα έργα του ΕΣΠΑ |
Ευρετήριο & Επεξήγηση & διαδικασιών
Η Διαδικασία 1 αφορά τη Διαχείριση εγγράφων και αρχείων.
Πολιτική της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ είναι η εξασφάλιση του συστηματικού έλεγχου όλων των εγγράφων που χρησιμοποιούνται για την τεκμηρίωση του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας (ΣΔΕΠ). Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο υλοποιείται η πολιτική για την τεκμηρίωση του ΣΔΕΠ. Η τεκμηρίωση του ΣΔΕΠ έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε:
Τα αρχεία μπορεί να προέρχονται:
Διαδικασία 2: Νομική Υποστήριξη & Παρακολούθηση
Η συγκεκριμένη διαδικασία δεν διαθέτει ειδικά έντυπα αλλά αναφέρεται στην οργάνωση και ενημέρωση του Αρχείου Νομικών Θεμάτων της επιχείρησης. Ειδικότερα, σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ:
Διαδικασία 3: Ανασκόπηση Σ.Δ.ΕΠ.
Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι, να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο η Διοίκηση της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ, πραγματοποιεί με τεκμηριωμένο και συστηματικό τρόπο τις ανασκοπήσεις του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας που εφαρμόζει, ώστε να εξασφαλίζεται η συνεχής καταλληλότητα, επάρκεια, αποτελεσματικότητα και βελτίωσή του, σε σχέση με:
Διαδικασία 4: Ετήσιος Προγραμματισμός Έργων καθώς και Επανεξέτασης και τυχόν αναθεώρησής των
Σκοπός της παρούσας Διαδικασίας είναι να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ:
Διαδικασία 5: Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού
Η παρούσα διαδικασία αναφέρεται στον τρόπο με τον ο οποίο η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ, ως οργανισμός, αναγνωρίζει και εντοπίζει τις ανάγκες εκπαίδευσης του προσωπικού της, καθώς επίσης και τον τρόπο με τον οποίο προγραμματίζει και παρακολουθεί την εκτέλεση εκπαιδευτικών προγραμμάτων κατάρτισης, εξασφαλίζοντας πως το προσωπικό της επιχείρησης είναι κατάλληλα εκπαιδευμένο αναφορικά με τις δραστηριότητες που υλοποιεί. Εκτός από τα παραπάνω, η εκπαίδευση περιλαμβάνει και την ευαισθητοποίηση του προσωπικού σε θέματα ποιότητας.
Επιπλέον, η παρούσα διαδικασία περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο, πραγματοποιείται η πρόσληψη νέου προσωπικού, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο καθορίζονται και καταγράφονται τα καθήκοντα και οι αρμοδιότητες του προσωπικού της επιχείρησης.
Τέλος, αναφέρεται ο τρόπος με τον οποίο αξιολογείται το προσωπικό.
Διαδικασία 6: Διαχείριση & Συντηρήσεων Υλικοτεχνικής Υποδομής
Σκοπός της παρούσας Διαδικασίας είναι να εξασφαλίσει ότι η υλικοτεχνική υποδομή της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ, που χρησιμοποιείται για την υποστήριξη των έργων με οποιοδήποτε τρόπο και επηρεάζει άμεσα ή έμμεσα την ποιότητα των εργασιών διαχείρισης συγχρηματοδοτούμενων έργων και ειδικότερα εκείνων των έργων που υφίστανται εξειδικευμένους ελέγχους στο πλαίσιο παρακολούθησης υλοποίησης και πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου, είναι επαρκής και διατηρείται κατάλληλα, ώστε να καλύπτει τις ανάγκες για την αποτελεσματική εκτέλεση των διεργασιών του συστήματος αλλά και τις απαιτήσεις της αντίστοιχης Πολιτικής Ποιότητας της επιχείρησης. Μάλιστα, σκοπός της συγκεκριμένης διαδικασίας είναι και η καταγραφή της κατάλληλης υποδομής Τεχνολογίας, Πληροφορικής και Επικοινωνίας (ΤΠΕ) που έχει εξασφαλίσει η επιχείρηση και χρησιμοποιεί για τη διαχείριση έργων.
Διαδικασία 7: Ωρίμανση & Σχεδιασμός Έργων, Επιλογή Άμεσα Ωφελούμενων Έργων ΕΚΤ και Διαχείριση Ποιότητας Έργων
Σκοπός της διαδικασίας είναι η διασφάλιση της δυνατότητας αποτελεσματικής υλοποίησης των έργων της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ μέσω ενός λεπτομερούς προγραμματισμού και καθορισμού των απαιτήσεων του σχεδιασμού των έργων και των ενεργειών που είναι απαραίτητες για την ωρίμανσή τους, έτσι ώστε να είναι δυνατή η έγκαιρη έναρξη της υλοποίησής τους χωρίς προβλήματα. Επίσης, σκοπός είναι η διασφάλιση των απαιτούμενων πόρων για την ωρίμανση και υλοποίηση των έργων (παροχής υπηρεσιών, εκτέλεσης ή προμηθειών ή υλοποίησης με ίδια μέσα) της επιχείρησης. Τέλος, σκοπός της διαδικασίας είναι η διασφάλιση της εκπόνησης των απαιτούμενων μελετών κατά τρόπο έγκαιρο και με τα απαιτούμενα χαρακτηριστικά ποιότητας για την ωρίμανση και υλοποίηση έργων του Δήμου Βόλου ανάλογα με το είδος και τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του έργου.
Διαδικασία 8: Εκτέλεση έργων με ίδια μέσα
Σκοπός της διαδικασίας είναι η ορθολογική εκτέλεση όλων των αναγκαίων ενεργειών για την εκτέλεση έργου ή μέρους αυτού με ίδια μέσα μέσω της συγκρότησης της Ομάδας Έργου και την επικαιροποίηση του Σχεδίου Διαχείρισης του Έργου (ΣΔΕ) με προσαρμογή όλων των στοιχείων του ΣΔΕ στις δυνατότητες της ίδιας της επιχείρησης. Στην διαδικασία 8 περιλαμβάνονται και έντυπα των Παραρτημάτων Ρομά του Κέντρου Κοινότητας Βόλου (τμ. Προγραμματισμού) που δεν θα βρείτε εδώ διότι δεν έχουν γενική χρήση για όλη την επιχείρηση και χαρακτηρίζονται ως εξειδικευμένα έντυπα προς χρήση αυτών και μόνο των δομών.
Διαδικασία 9: Διαδικασία Εκτέλεσης Έργου με Ανάδοχο
Σκοπός της διαδικασίας είναι: α) η ορθολογική εκτέλεση όλων των αναγκαίων ενεργειών για την προετοιμασία και τη διενέργεια διαγωνισμών για την ανάθεση των συμβάσεων μελετών, προμηθειών, υπηρεσιών και εκτέλεσης έργων του Δήμου Βόλου, έτσι ώστε να τηρείται η ισχύουσα νομοθεσία και οι κανόνες διαφάνειας και ανταγωνισμού, η διασφάλιση της νόμιμης αξιολόγησης των προσφορών των διαγωνιζομένων, η εισήγηση στο αποφαινόμενο όργανο και η ανακήρυξη του αναδόχου με βάση τους όρους της διακήρυξης και την υπογραφή της σύμβασης, και β) ο νόμιμος χειρισμός των ενστάσεων ή άλλων διαφωνιών, που υποβάλλονται εκ μέρους των υποψηφίων Αναδόχων μέχρι την υπογραφή της σύμβασης, έτσι ώστε να διασφαλίζεται η νομιμότητα της ανάθεσης του έργου ως προς την επιλογή του καταλληλότερου αναδόχου
Διαδικασία 10: Διαδικασία Παρακολούθησης Εκτέλεσης Έργου
Σκοπός της διαδικασίας είναι η παρακολούθηση του έργου κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης του μέχρι και την οριστική του παραλαβή και το διαχειριστικό του κλείσιμο.
Διαδικασία 11: Διαδικασία Οικονομικής Διαχείρισης
Σκοπός της διαδικασίας είναι η διασφάλιση της τήρησης των οικονομικών υποχρεώσεων της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ που προκύπτουν από τις απαιτήσεις που θέτει η νομοθεσία για την καταγραφή και παρακολούθηση των λογιστικών γεγονότων που αφορούν στα έργα.
Διαδικασία 12: Διαδικασία Εσωτερικών Επιθεωρήσεων
Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι, να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ πραγματοποιεί με συστηματικό τρόπο τις Εσωτερικές Επιθεωρήσεις του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας, έτσι ώστε να προσδιορίσει τόσο το βαθμό συμμόρφωσης με το σύνολο των προσχεδιασμένων απαιτήσεων (δηλ. το κοινοτικό και εθνικό θεσμικό πλαίσιο, τις απαιτήσεις που περιέχονται στο διεθνές πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008, τις απαιτήσεις των κριτηρίων διαχειριστικής επάρκειας καθώς και τις απαιτήσεις που έχουν οριστεί από την ίδια την επιχείρηση ενσωματώνοντας και τις προσδοκίες των δημοτών/ κατοίκων/ επωφελούμενων/ εμπλεκομένων μερών) όσο και την αποτελεσματικότητα της εφαρμογής του.
Διαδικασία 13: Διαδικασία Εντοπισμού μη-Συμμορφώσεων και Διορθωτικών-Προληπτικών Ενεργειών
Σκοπός της παρούσας Διαδικασίας είναι να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ σχεδιάζει και υλοποιεί κατάλληλες διορθωτικές ή/και προληπτικές ενέργειες όταν διαπιστώνονται περιπτώσεις μη Συμμόρφωσης των διαδικασιών στα απαιτούμενα του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας, κατά την εκτέλεση εργασιών σε οποιαδήποτε φάση/στάδιο διαχείρισης συγχρηματοδοτούμενου έργου. Με την παρούσα διαδικασία εξασφαλίζεται η βραχυπρόθεσμη και μακροπρόθεσμη αντιμετώπιση της Μη Συμμόρφωσης και των επιπτώσεων της, ώστε να μην υπάρξει σημαντική καθυστέρηση ή απόκλιση από το προγραμματισμό και κατ’ επέκταση μείωση του σχετικού ρυθμού απορρόφησης κονδυλίων και να εξαλειφθούν τα αίτια εμφάνιση.
Διαδικασία 14: Διαδικασία Ικανοποίησης Ωφελουμένων- Εμπλεκομένων Μερών
Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι, να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ παρακολουθεί με συστηματικό τρόπο την ικανοποίηση των δημοτών/ κατοίκων/ πολιτών/ επωφελούμενων/ άλλων εμπλεκομένων μερών στα πλαίσια του πεδίου εφαρμογής του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας και παράλληλα διαχειρίζεται πιθανά παράπονα που εκδηλώνονται από τους παραπάνω
Διαδικασία 15: Διαδικασία Αξιολόγησης και Απολογισμού
Σκοπός της παρούσας Διαδικασίας είναι να περιγράψει τον τρόπο με τον οποίο η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ συλλέγει τα αντικειμενικά δεδομένα που τεκμηριώνουν τη λήψη αποφάσεων από τη Διοίκηση για παροχή πόρων, λήψη διορθωτικών ή/και προληπτικών ενεργειών και βελτίωση, π.χ. κατά την Ανασκόπηση και τον Ετήσιο Προγραμματισμό. Για το σκοπό αυτό, η επιχείρηση διενεργεί τους απαραίτητους ελέγχους των εργασιών, στα διάφορα στάδια διαχείρισης συγχρηματοδοτούμενων έργων, με στόχο να εξασφαλίζεται και να επαληθεύεται ότι η διαχείριση αυτή συμμορφώνεται με το εφαρμοζόμενο Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας και πληροί τις προδιαγραφές, όπως αυτές έχουν προσδιοριστεί από την επιχείρηση, τις αρμόδιες ελεγκτικές αρχές και τo ισχύον θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο. Επίσης, αξιολογεί κάθε έργο που υλοποιεί ως προς την επίτευξη των στόχων, τις τυχόν αποκλίσεις από το Σχέδιο Διαχείρισης Έργου που υπάρχει στο Φάκελο του Έργου και τη σχέση των αποτελεσμάτων με τους πόρους που χρησιμοποιήθηκαν
|
(2012) Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης Διαχειριστικής Επάρκειας Popular 1 134.71 KB 2 |
18/10/2021 03:00:00 | |
|
(2015) Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης Διαχειριστικής Επάρκειας Popular 1 543.1 KB 1 |
18/10/2021 03:00:00 | |
|
(2018) Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης Διαχειριστικής Επάρκειας Popular 1 201.56 KB 1 |
18/10/2021 03:00:00 | |
|
(2021) Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης Διαχειριστικής Επάρκειας Popular 1 621.29 KB 1 |
18/10/2021 03:00:00 |
Στο πλαίσιο της πιστοποίησης της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ με το Πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008, έχει εφαρμοστεί ετήσια έρευνα ικανοποίησης των σπουδαστών του ΔΙΕΚ της ΚΕΚΠΑ- ΔΙΕΚ από το διδακτικό έτος 2016-17. Η έρευνα συνήθως πραγματοποιείται παράλληλα με την ετήσια έρευνα ωφελουμένων της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ το διάστημα Μάης - Ιούνης
Τον Ιούλη του 2021, η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ πέρασε με επιτυχία τη διαδικασία της 4ης επαναξιολόγησης του συστηματος διαχειριστικης επαρκειας της, συμφωνα με το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008. Το νεο ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ έχει ισχύ για 3 έτη (2021-2024).
Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ πιστοποιήθηκε εκ νέου από την ΕΒΕΤΑΜ MIRTEC για την διαχειριστική επάρκειά της ως προς την υλοποίηση έργων με ίδια μέσα για την επόμενη τριετία (2015-2018). Αξίζει να σημειώσουμε ότι η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ είναι πιστοποιημένη κατά το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008 από το 2012.
Σας ενημερώνουμε ότι η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ πιστοποιήθηκε από την ΕΒΕΤΑΜ σύμφωνα με το σύστημα ποιότητας ΕΛΟΤ 1429:2008, ΕΛΟΤ 1431-2 & 1431-3. Η πιστοποίηση ισχύει από 1 Αυγούστου 2012 έως 1 Αυγούστου 2015.
Τον Ιούλη του 2018, η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ πέρασε με επιτυχία τη διαδικασία επαναξιολόγησης του συστηματος διαχειριστικης επαρκειας της, συμφωνα με το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008. Το νεο ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ έχει ισχύ για 3 έτη (2018-2021).
Ο Δήμος Βόλου συμμετείχε στις εργασίες του 1ου εργαστηρίου για την ενσωμάτωση των αρχών της Ισότητας των 2 φύλων που οργανώθηκε από την Γενική Γραμματεία Ισοτητας του Υπουργείου Εσωτερικών στην Αθήνα.
Η μέθοδος SPIRAL δημιουργήθηκε από το Συμβούλιο της Ευρώπης, ως ένα εργαλείο ανάδειξης κοινωνικών δεικτών και οργάνωσης της διαβούλευσης για επιχειρησιακούς σκοπούς.
